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Une transformation complète grâce à un Digital Workplace intelligent

Comment passer d’une entreprise familiale hiérarchisée et obsolète sur le plan technologique à une entreprise numérique moderne? Pour répondre à ce défi, la célèbre maison d’édition Karger a opté pour un Digital Workplace.

240 collaborateurs répartis dans 15 pays communiquant principalement par e-mail et utilisant un Intranet rigide et statique, dans lequel les documents étaient difficiles à trouver et aucune interaction n’était possible. Voilà ce qu’a découvert Trivadis chez Karger, un éditeur réputé de contenus scientifiques et médicaux, au début du projet «Karger Digital Workplace». La maison d’édition ne souhaitait pas seulement un Digital Workplace, comme le nom du projet l’indique. Elle voulait engager une véritable transformation en collaboration avec Trivadis. Son objectif était de passer d’une exploitation familiale hiérarchisée et technologiquement obsolète à une entreprise agile. Trivadis ne devait pas seulement l’aider à introduire un Digital Workplace, mais également transformer l’organisation et la culture de l’entreprise. Pour ce faire, les flux d’information et les processus de travail devaient être modifiés afin de simplifier la collaboration et la communication entre les collaborateurs.

Le client souhaitait un Digital Workplace multilingue en anglais et en allemand. La collaboration a donc dû être envisagée sur le plan international et pas seulement national, ce qui constituait un grand défi technique. Le nouveau poste de travail numérique devait pouvoir être intégré dans les processus de transformation existants dans les différents pays.

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Karger’s Digital Workplace est une plateforme en ligne personnalisée et multilingue qui est disponible dans tous les lieux

En collaboration avec l’équipe de projet de Karger, les spécialistes de Trivadis ont fait en sorte que ce souhait devienne réalité. Après une collaboration intensive de plusieurs mois, le Karger Digital Workplace était mis en œuvre sous la forme d’une plateforme web multilingue pour tous les sites de la maison d’édition. Le cœur du Karger Digital Workplace est le «Karger Hub», une sorte de newsroom intégrant des canaux internes et externes, que les collaborateurs peuvent adapter selon leurs besoins (affichage, design).

Grâce à sa propre méthode « Rooms », Trivadis a aidé la maison d’édition à passer d’une entreprise familiale hiérarchisée à une organisation circulaire agile, parallèlement à la mise en place du Digital Workplace. « Rooms » permet de prendre des décisions et de gérer l’entreprise en partant d’une organisation en cercles. Ceux-ci se constituent eux-mêmes et désignent un responsable, qui garantit le fonctionnement du cercle. Le réseau de cercles est défini et administré par le cercle de la direction. Un ticketing central aide par ailleurs à initier des tâches, établir des équipes au-delà des sites et des départements et garantir le flux d’information, sans devoir envoyer des demandes et des invitations individuelles.

Office 365 a servi de base technologique au développement du Karger Digital Workplace, qui a été enrichi de composants à l’aide de LiveTiles et Intranet-Framework en fonction du contexte commercial. Avec Microsoft PowerAutomate/PowerApps/PowerBI, des applications métiers individuelles ont par ailleurs été implémentées. Forms permet de créer des sondages et de représenter des processus. Le Karger Digital Workplace a été mis en place dans Azure Cloud avec Azure AB, Azure Premium Services et DL.

Basé sur Microsoft Sharepoint et Wizdom Framework, le Karger Digital Workplace pose les fondements d’un nouveau mode de communication et de collaboration. Il nous aidera à être encore plus agiles, innovants et efficaces.

Daniel Ebneter, CEO chez Karger

Grâce au Karger Digital Workplace, les employés peuvent collaborer indépendamment de leur lieu de travail. Les informations sont accessibles de partout et peuvent être commentées en temps réel. Au lieu d’utiliser la solution rigide et statique de l’Intranet, dans lequel tous les collaborateurs voyaient les mêmes informations et la même interface, le nouveau système encourage l’interactivité et l’échange à tous les niveaux. Des feeds sociaux publics ont également été intégrés au Digital Workplace. Outre la publication d’actualités, la nouvelle forme de coopération consiste aussi à partager des contenus édités dans des documents communs. Le Digital Workplace réduit ainsi le taux d’erreurs, accélérant les processus commerciaux.

À l’aide de « Rooms », Karger est parvenu à implémenter des cercles de travail collaboratifs à travers tous les sites et à répartir facilement les tâches, conformément à la transformation souhaitée.Selon Andre Janssen, COO de la maison d’édition Karger, les temps de production ont même pu être massivement réduits. Grâce au nouveau Digital Workplace, la maison d’édition n’a plus besoin de trois mois pour publier un magazine, mais seulement de six semaines. Par ailleurs, son aspect général correspond à la nouvelle culture et au nouveau branding de l’entreprise.

Finalement, le Karger Digital Workplace n’a pas seulement préparé la voie au développement d’une organisation agile à l’aide de nouvelles possibilités d’information et de collaboration. Il a aussi apporté une plus-value sociale pour les collaborateurs en facilitant le processus de travail, augmenté la compétitivité de l’entreprise et généré des profits quantifiables.Le Karger Digital Workplace est une solution individuelle conçue pour la maison d’édition, mais il peut être reproduit pour d’autres clients et branches.

À PROPOS DE KARGER
La maison d’édition Karger, dont le siège est situé à Bâle en Suisse, est un éditeur mondial de contenus scientifiques et médicaux. La maison d’édition est une entreprise familiale indépendante de la quatrième génération.

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Ansprechpartner

Ton interlocuteur:
Adrian Herzog

Email: adrian.herzog@trivadis.com

Téléphone: +41 58 459 50 69