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Dix facteurs contribuant à la réussite de ton Digital Workplace

Avec le Digital Workplace (DWP), tu peux tout interconnecter: des données, des applications, des processus et des personnes. 

Tes collaborateurs peuvent ainsi coopérer plus rapidement et efficacement sur l’ensemble des départements et des sites, tandis que la direction communique plus facilement. Mais comment peux-tu introduire le Digital Workplace de manière optimale au sein de ton organisation? Lorsqu’une entreprise investit dans des projets de numérisation, de nombreux facteurs sont essentiels à l’obtention d’un succès durable. 

Grâce à l’expérience pratique que nous avons acquise dans le cadre de nombreux projets DWP, nous avons réuni pour toi les dix principaux facteurs de réussite de l’introduction de ton Digital Workplace, en plus des exigences technologiques.

1. Le Digital Workplace doit être l’affaire des dirigeants

Le DWP peut être la pierre angulaire d’une stratégie de transformation complète. Mais cette transition doit être soutenue par l’équipe dirigeante, afin qu’elle soit acceptée par les collaborateurs. Ces derniers ne s’impliqueront que s’ils comprennent qu’il s’agit d’un projet stratégique soutenu au-delà de toute hiérarchie. 

2. Voir grand, tout en commençant modestement

Un Minimum Viable Product (premier prototype opérationnel doté d’un minimum de fonctionnalités) doit être mis à disposition le plus rapidement possible, conformément aux principes du développement agile. Cela permettra de déterminer si les possibilités effectives correspondent aux opportunités attendues et d’évaluer de manière plus réaliste le calcul des dépenses. Le MVP est un élément crucial des projets de développement agiles, et pas uniquement pour les Digital Workplaces. 

3. Bien planifier son voyage est indispensable

Le Digital Workplace est différent pour chaque entreprise. Il convient donc, avant même le début du voyage, de clarifier la direction à prendre et ce à quoi il faut penser. Un questionnaire détaillé à remplir avant la planification concrète fait ressortir quatre piliers essentiels: le budget, la stratégie, les connaissances et la culture. 

4. S’assurer en permanence de l’acceptation du projet

Le terme «Business Adoption» désigne des activités, qui permettent de s’assurer que le nouveau Digital Workplace est accepté par les collaborateurs dans le quotidien professionnel. Cela est notamment garanti par l’expérience utilisateur, la gestion des changements, la formation, la gouvernance et l’ingénierie des exigences. Avant que le Digital Workplace devienne un outil de travail non seulement habituel, mais aussi apprécié et donc efficace, les collaborateurs sont confrontés à quatre phases différentes: la découverte, l’embarquement, le voyage en lui-même et la prise de plaisir. 

5. Utiliser la gouvernance comme aide et ligne directrice

Un cadre réglementaire garantit le respect de toutes les prescriptions et règles exigées lors de l’utilisation du Digital Workplace. Cela va des directives internes, au stockage et à l’archivage des fichiers, en passant par la garantie du respect du RGPD. Pour les collaborateurs, la conformité avec les règles doit être simple et ne doit pas être perçue négativement. En ce qui concerne la gestion de l’entreprise, le respect des règles doit être documenté et prouvé grâce à des audits. 

6. Utiliser le Digital Workplace comme plateforme de communication

De nos jours, Internet est devenu une source d’information omniprésente. La meilleure solution est de ne pas avoir à rechercher les sources d’information nécessaires dans le navigateur et de pouvoir consulter des informations actuelles directement affichées. Le DWP peut être complété par chaque collaborateur avec des feeds provenant des principaux réseaux sociaux. Les informations des sites web relayées par RSS peuvent être intégrées en toute simplicité. Il est également possible d’afficher des sources d’information internes. L’entreprise peut décider de définir des feeds affichés obligatoirement. La consultation fastidieuse d’informations dans les intranets ou sur des sites web externes peut ainsi être réduite. 

7. Réussir son projet DWP de manière ludique

La «gamification» permet de compléter le DWP avec des éléments ludiques, bien connus des jeux en ligne. La motivation des collaborateurs utilisant le DWP s’en trouve ainsi renforcée. Ceux qui s’engagent activement dans le projet, en menant des discussions ou en commentant des propositions ou des documents, sont récompensés par des points. Pour inciter les collaborateurs à accomplir des «tâches» spécifiques, les jeux peuvent être gérés par un bot. Des «récompenses» peuvent être ainsi proposées à ceux qui ont entièrement rempli leur profil. 

8. Veiller à être attractif pour la jeune génération

Il ne faut pas sous-estimer l’importance que revêt le DWP pour la jeune génération. Les collaborateurs, qui ont grandi en bénéficiant d’un accès illimité à Internet, attendent de leur employeur un environnement de travail correspondant. Les heures et lieux de travail flexibles font partie des concepts du «New Work». Avec un DWP, le poste de travail habituel est disponible partout et sur n’importe quel terminal, sécurité incluse. Les environnements de bureau ennuyeux appartiennent au passé. Avec le DWP, le «travail du futur» est transposé au poste de travail informatique. 

9. Réunir tout au même endroit

Le DWP ne remplace pas seulement le bureau, il garantit aussi la prise en charge de nombreux autres processus déclenchés via le terminal numérique. Le DWP devient ainsi l’outil central des collaborateurs, ce qui contribue à améliorer son acceptation. Les systèmes de messagerie unifiée peuvent être complétés, de sorte à pouvoir ouvrir la messagerie électronique, le chat et la téléphonie directement depuis le DWP. Lorsque les conditions nécessaires sont créées, une fonction Enterprise Search peut également être intégrée. L’accès aux applications qui ne peuvent pas être incluses dans la solution peut être conçu en toute simplicité depuis le DWP via des processus single sign on. 

10. Garantir le support et le développement

Le DWP ne deviendra un modèle de réussite que si un comité encourage non seulement son introduction, mais aussi son développement. Les collaborateurs doivent avoir des interlocuteurs à leur côté afin de mieux gérer la configuration individuelle et les exigences quotidiennes du DWP. Les processus doivent être optimisés en permanence et le DWP doit être adapté en fonction des retours faits par les collaborateurs. Le Digital Workplace est en constante mutation, comme tous les autres processus numériques, et il ne pourra rencontrer un succès durable que si la transition est correctement appréhendée. 

Tu es intéressé? Découvre ta solution DWP ici

Tu as constaté que la technologie n’est pas le seul facteur décisif pour réussir l’introduction de ton DWP. L’engagement, la qualification et la motivation de tes collaborateurs sont des éléments tout aussi importants. Trivadis met donc l’accent sur ces soft skills et t’accompagne de manière globale dans le développement d’une solution Digital Workplace individuelle. Si tu souhaites démarrer sans plus attendre, découvre nos offres ici. Nous proposons le Digital Workplace en 3 variantes: Basic, Advanced et Smart. Laquelle t’intéresse? 

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Ton interlocuteur: Adrian Herzog 

Adrian travaille en tant que Business Consultant et Solution Sales pour Trivadis AG. Il est spécialisé sur le thème du «Digital Workplace» et s’occupe activement des nouvelles méthodes de travail et des technologies intelligentes, afin de concevoir la méthode de travail de demain en collaboration avec ses clients. Fort de nombreuses années d’expérience dans l’ingénierie de la connaissance, il a commencé très tôt à s’intéresser aux thèmes de la «collaboration» et de la «communication» et sait combien il est important de placer l’individu au centre du processus. 

Adrian Herzog
Digital Workplace Consultant
E-Mail: adrian.herzog@trivadis.com

Téléphone: +41 58 459 50 69