Maladie, congés, démission

- que fais-tu quand tes «acteurs clés» manquent à l'appel ?

Maladie, congés, démission

- que fais-tu quand tes «acteurs clés» manquent à l'appel ?

Personne n'est irremplaçable – la formule te dit quelque chose ? Elle est hélas fort usitée dans de nombreuses entreprises, et pas seulement dans le département des ressources humaines. Peut-être en est-il tout autrement dans votre service informatique ? Quand ceux qui disposent des connaissances et assurent les prestations manquent à l'appel, les conséquences peuvent en effet s'avérer dramatiques sur le plan économique. Dans ton département informatique, tu as certainement, toi aussi, des collaborateurs qui sont souvent les seuls responsables du fonctionnement sans faille des systèmes informatiques décisifs pour vos affaires et de la résolution immédiate des erreurs. Si tes gens ne sont pas joignables car malades ou en congés, et que la planification financière, les achats, voire la production sont en suspens, votre entreprise peut rapidement en faire les frais, au sens littéral du terme. Défais-toi de ce piège du «détenteur du savoir», et préviens ce genre de situations par des mesures adaptées.

Qu'est-ce que le piège des acteurs clés et t'y trouves-tu déjà ?

Le niveau de risque pris par rapport à la gestion des systèmes informatiques critiques pour l'activité est étonnamment haut. De nombreux systèmes dépendent par exemple directement des connaissances que seule une poignée de personnes détient. Ce sont les «acteurs clés» (en anglais «key player») de ton organisation informatique. Leurs savoirs et leurs compétences sont indispensables à votre service d'assistance et à l'amélioration continue de vos systèmes informatiques en question. Sans eux, tu ne seras pas en mesure de résoudre les dysfonctionnements en temps voulu, ni de mettre en œuvre de nouvelles exigences suffisamment rapidement. Si tu tiens pour quasiment impossible de transmettre ces savoirs et compétences à d'autres, tu es en plein dans le «piège des acteurs clés».

 

Désigner un remplaçant sur le papier ne suffit pas

Si trop de connaissances au sujet d'une application ou d'un processus sont l'affaire d'une seule personne de votre équipe, il se peut que des mesures préventives essentielles passent à l'as. On néglige par exemple la documentation parce que quoi qu'il en soit, un collègue «est au courant de tout» ou «a tout en tête». Les dispositions de suppléance sont certes clairement définies sur le papier, mais l'on ne vérifie pas que les connaissances nécessaires à assurer cette suppléance ont bien été partagées et comprises. Tu connais ce scénario ? Si oui, sache que tu n'es pas le seul: les études sur le sujet indiquent que bien plus de la moitié des organisations de maintenance comptent sur la disponibilité de chacun des détenteurs de savoir. Pour sortir de cette dépendance, il te faut respecter quatre principes de base:

  • Quelle est la situation actuelle de votre entreprise par rapport à ses applications ? Naturellement, les applications réellement critiques pour la bonne marche des affaires sont à analyser en priorité.
  • Il faut vérifier que les documents relatifs aux applications existent et sont actuels.
  • Il est impératif de s’assurer qu’au moins trois personnes disposent des connaissances relatives à une application.
  • L'entretien continu des applications importantes doit être effectué selon un plan établi.

Ce n'est qu'en respectant ces règles que ton département informatique pourra garantir, même en cas d'absence de l'un ou de l'autre détenteur de savoir, un fonctionnement impeccable des applications concernées et une résolution rapide des éventuelles erreurs. En théorie, les quatre points sonnent bien et sont plausibles. Mais ...

Mieux vaut prévenir que guérir: avec une assistance externe

Il n'y a pas à tergiverser: les bonnes résolutions et la volonté sont là. Toutefois, nous savons par expérience que ce qui se passe réellement dans les départements informatiques est souvent à mille lieues de cela. Le manque de temps et de personnel est en cause, car les tâches exigeantes du quotidien sont déjà à l’origine d'une pression énorme. Nous te recommandons donc une solution en externe: notre Trivadis SystemCare.

Il s'agit là de services sur mesure pour les applications, bases de données, intergiciels et systèmes d'exploitation et focalisés sur l'ensemble du cycle de vie des TIC. Notre catalogue de services flexible, couplé au configurateur de services, permet de créer des packs de services en parfaite adéquation avec tes exigences. Cette offre s'étend du centre de service à l'expertise technologique, pour certains sous-domaines ou sous la forme d’une externalisation complète, en nuage ou auto-hébergée. Avec Trivadis SystemCare, tu bénéficies d'une grande disponibilité et de temps de réaction brefs, pour une exploitation garantie sans le moindre problème. Tes coûts d'exploitation, d'assistance et de maintenance restent prévisibles et vous pouvez vous concentrer sur votre cœur de métier et la prévention des risques sans être dépendant d'un détenteur de savoir.

Intéressant, non ? Conviens dès maintenant d'un rendez-vous individuel ! Pour que tu puisses partir en congés le cœur léger et ne plus être en proie à des insomnies dès lors qu'un collaborateur manque soudainement à l’appel.

Tu as des questions ou besoin d'aide pour ton projet ?

Nous sommes là pour toi et serons ravis de t'aider.