Krankheit, Urlaub, Kündigung

Was machst du, wenn deine „Keyplayer“ ausfallen?

Krankheit, Urlaub, Kündigung

Was machst du, wenn deine „Keyplayer“ ausfallen?

Jeder ist ersetzbar – kennst du diesen Spruch? Er gehört leider in vielen Unternehmen zum Standardrepertoire, nicht nur in Personalabteilungen. Die Wirklichkeit in eurer IT-Abteilung kann da ganz anders aussehen. Denn wenn deine Knowhow- und Leistungsträger ausfallen, kann es geschäftsschädigend werden. Du hast bestimmt auch Mitarbeiter in deiner IT-Abteilung, die oft alleine dafür verantwortlich sind, dass eure geschäftskritischen IT-Systeme reibungslos laufen und Fehler umgehend behoben werden. Sind deine Leute aber wegen Urlaub oder Krankheit nicht greifbar, und stehen dadurch Finanzplanung, Einkauf oder gar die Produktion still, kann es für eure Firma schnell sehr teuer werden. Befrei dich aus dieser Wissensträger-Falle – und beuge mit geeigneten Massnahmen vor.

Was ist die Keyplayer-Falle und steckst du bereits darin?

Es ist erstaunlich, wie im Umgang mit geschäftskritischen IT-Systemen oft hohe Risiken eingegangen werden. So hängen zum Beispiel viele Systeme unmittelbar vom Wissen einzelner Personen ab. Sie sind die "Keyplayer" (engl. "key players") in deiner IT-Organisation. Ihr Wissen und Können sind unverzichtbar für euren Support und die Weiterentwicklung eurer betroffenen-IT Systeme. Ohne sie kannst du Störungen nicht schnell genug beheben und neue Anforderungen nicht schnell genug umsetzen. Wenn es gleichzeitig fast unmöglich erscheint, dieses Wissen und Können auf andere zu übertragen, steckst du in der "Keyplayer-Falle".

 

Es braucht mehr als eine Stellvertretung auf dem Papier

Wird zu viel Wissen über eine Anwendung oder einen Prozess auf einer Person in eurem Team angehäuft, kann es passieren, dass grundlegende Vorkehrungen ausser Acht gelassen werden. Zum Beispiel wird die Dokumentation vernachlässigt, weil der Kollege ja sowieso „alles weiss“ und „im Kopf“ hat. Vertretungsregelungen mögen zwar personell auf dem Papier geklärt sein, ob aber die Kompetenzen und das Knowhow mit der Vertretung wirklich geteilt und verstanden wurde, wird nicht überprüft. Kennst du dieses Szenario? Dann bist du nicht allein: Untersuchungen zeigen, dass sich weit über 50 Prozent der Wartungsorganisationen auf die Verfügbarkeit einzelner Wissensträger verlassen. Um dich aus dieser Abhängigkeit zu befreien, musst du vier grundlegende Punkte beachten:

  • Wie ist die aktuelle Situation bei euren Unternehmensanwendungen? Naturgemäss sollten die wirklich geschäftskritischen Applikationen mit Priorität untersucht werden.
  • Es muss geprüft werden, ob die Dokumentationen für die Anwendungen vorhanden und aktuell sind.
  • Es ist unbedingt dafür Sorge zu tragen, dass sich das Wissen über eine Anwendung auf mindestens drei Köpfe verteilt.
  • Die kontinuierliche Pflege der wichtigen Applikationen muss planmässig erfolgen.

Nur wenn ihr diese Regeln einhaltet, kann deine IT-Abteilung auch während Abwesenheiten von einzelnen Wissensträgern sicherstellen, dass die Anwendungen reibungslos laufen und Fehler gegebenenfalls schnell behoben werden können. Die vier Punkte klingen in der Theorie gut und plausibel. Aber ...

Vorbeugen ist besser: Mit Unterstützung von aussen

Keine Frage: Die guten Vorsätze und der Willen sind da. Wir haben allerdings die Erfahrung gemacht, dass die Realität in den IT-Abteilungen davon oft meilenweit entfernt ist. Gründe dafür sind der Mitarbeiter- und Zeitmangel, da man durch das anspruchsvolle Tagesgeschäft bereits enorm unter Druck steht. Wir empfehlen dir deshalb eine Lösung ausserhalb des Tagesgeschäfts: unser Trivadis SystemCare.

Das sind massgeschneiderte Services für Applikationen, Datenbanken, Middleware und Betriebssysteme mit Fokus auf den gesamten IT-Lebenszyklus. Durch unseren flexiblen Service-Katalog und mit Hilfe des Service-Konfigurators lassen sich die Service-Pakete optimal auf deine Anforderungen anpassen. Das Angebot reicht dabei vom Service-Desk bis zum Technologieexperten für einzelne Teilbereiche oder als komplettes Outsourcing, als Service in der Cloud oder On Premise. Du erhältst mit Trivadis SystemCare hohe Verfügbarkeit und kurze Reaktionszeiten, so dass ein reibungsloser Betrieb garantiert ist. Die Kosten für Betrieb, Support und Wartung bleiben für dich planbar und ihr könnt euch auf euer Kerngeschäft und die Risikoabsicherung konzentrieren, ohne von einem Wissensträger abhängig zu sein.

Klingt verlockend, oder? Vereinbare gleich einen persönlichen Termin. Damit du zukünftig beruhigt Urlaube genehmigen kannst und auch ruhig schlafen kannst, wenn ein Mitarbeiter plötzlich ausgefallen ist.

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