BRICKS AG und Trivadis

Digital Workplace

BRICKS AG und Trivadis

Digital Workplace

Gemeinsam an der Stadt von morgen arbeiten

Kollaborationsplattform für die BRICKS AG

Basel erschliesst wie viele andere Städte bis dato ungenutzte Flächen für zukünftige Entwicklungen. So soll ein ehemaliges Industriegelände mit einer Grösse von mehr als 40 Fussballfeldern – das so genannte Klybeck-Areal – innerhalb der nächsten 20 Jahre in ein attraktives Stadtquartier umgewandelt werden. Im Idealfall entstehen so Lebens- und Arbeitsräume für rund 30.000 Einwohner/innen und 40.000 Arbeitsplätze. Eine der grössten Herausforderungen des Projekts besteht darin, dass das Klybeck-Areal eine Vielzahl von Baufeldern mit unterschiedlichsten Anforderungen umfasst.

Ein Megaprojekt mit unzähligen Beteiligten

Die Projektentwicklung und Generalplanung eines grossen Teils dieses Areals sollen durch die BRICKS AG erfolgen. Dabei wird es in der ersten Phase des Projektes primär um ein effizientes und strukturiertes Projektmanagement gehen sowie um die Möglichkeit, gemeinsam an Dokumenten aller Art arbeiten zu können (Strategiekonzepte, Verträge, Fotografien, Pläne, Zeichnungen etc.). Im weiteren Verlauf wird sich die Projektorganisation massiv vergrössern. So werden immer mehr Beteiligte – Projektleiter, Sachbearbeiter, Architekten, städtische Einrichtungen, Bauunternehmen, Handwerksbetriebe und viele weitere – stets aktuelle und einheitlichen Informationen als Basis für eine effiziente Zusammenarbeit benötigen.

Doch wie setzt man so ein gewaltiges Vorhaben mit unzähligen Beteiligten um? Mithilfe einer intelligenten Kollaborationsplattform, die mit der Entwicklung des Projektes mitwächst und sich dynamisch anpasst. Die BRICKS AG hat Trivadis mit der Entwicklung einer solchen Plattform beauftragt.

Digitale Plattform schafft Transparenz für alle Projektbeteiligten

Trivadis hat auf Basis von Sharepoint Online, Microsoft Teams und Azure eine Kollaborationsplattform geschaffen, auf der alle Daten in der Cloud zusammenlaufen und nach definierten Berechtigungen ausgetauscht werden können.

Die Lösung besteht aus einem Onlineportal für das gesamte Entwicklungsprojekt „KlybeckPlus Rheinwiese“, das sich in weitere Websites für einzelne Projekte (Areale, Gebäude etc.) gliedert. Elementar hierbei ist eine flache Ordner- und Dateistruktur, die es den Nutzern erlaubt, mit wenigen Klicks an den Zielort beziehungsweise zum gewünschten Dokument zu navigieren. Darüber hinaus steht eine globale Suche zu Verfügung, die mit hinterlegten Metadaten arbeitet.

Für die Anwender ist die Benutzeroberfläche ihrer jeweiligen Projektwebseiten übersichtlich und intuitiv gestaltet. Sie sehen beispielsweise eine Liste aktueller Dokumente, News zum Projekt, Kontaktdaten von Verantwortlichen, persönliche Aufgaben und Tasks sowie wichtige anstehende Termine und Meetings.

Klare Rollen, Rechte, Prozesse ermöglichen nachvollziehbare Projektentwicklung

Über Microsoft Teams und OneNote können die Projektbeteiligten direkt zusammenarbeiten und sich in Online-Meetings austauschen. Termine, Zeitplanungen und Aufgabenverteilung werden mit dem neuen Microsoft Tool „Planner“ ausgeführt.

Die Kollaborationsplattform von Trivadis unterscheidet zwischen internen und externen Mitarbeitenden. Entsprechend ist auch von vornherein die Rollen- und Rechtevergabe geregelt, was die Arbeit für die Administratoren erheblich erleichtert.

Um sicherzustellen, dass die Dokumente, die Planungsdaten und die Verträge auf der Plattform nur einmalig gespeichert und immer auf dem aktuellen Stand sind, wird die interne Versionierung von SharePoint verwendet. Trivadis hat das System so eingerichtet, dass sich alle vorgenommenen Änderungen nachvollziehen lassen (wer, was und warum geändert wurde). Bei Bedarf können ältere Versionen wiederhergestellt werden. Die Archivierung der Vorgängerversionen erfolgt vollautomatisch.

Fazit: Optimierte Zusammenarbeit, beschleunigte Projekte und Zukunftssicherheit

Die von BRICKS AG initiierte und von der Trivadis umgesetzte Kollaborationsplattform bringt die unzähligen Einzelprojekte und -prozesse zusammen und schafft Transparenz. Die Fehlerquote durch veraltete, doppelt abgelegte oder widersprüchliche Dokumente wird signifikant minimiert. Abstimmungsprozesse und die Zusammenarbeit können direkt online und damit schneller und gleichzeitig auch verbindlich durchgeführt werden. Und da Trivadis für die individuelle Lösung Standardtools von Microsoft einsetzt, sind auch der geplante Ausbau der Plattform und damit die Zukunftssicherheit gewährleistet.

Das Projekt in Kürze

  • Nutzung einer cloudbasierten und skalierbaren Plattform für die kollaborative Bearbeitung von Dokumenten
  • Schaffung einfacher und intuitiver Ordnerstrukturen mit einer geringen Anzahl eindeutiger Kategorien
  • Sicherstellung der Speicherung aller Daten durch einfache Handhabe und verständliche Regeln
  • Offene Gestaltung der Systematik, um die Strukturen flexibel zu erweitern
  • Verwendung branchenüblicher Begrifflichkeiten

Technologien

  • Microsoft SharePoint Online
  • Microsoft Azure
  • Microsoft Teams
  • Microsoft Planner
  • Microsoft OneNote bzw Office 365

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Über den Kunden

Die BRICKS AG ist ein Schweizer Raumplanungs- und Entwicklungsdienstleister mit Hauptsitz in Muri bei Bern und Zweigstellen in Basel, Genf, Lausanne und Zürich. Das Leistungsspektrum umfasst die Bereiche Investition, Planung, Entwicklung, Vermarktung und Begleitung von Immobilienprojekten.

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