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Microsoft To-Do – Tipps für einen organisierten Alltag

Es ist nicht immer einfach, den Überblick über all seine Meetings, Tasks, Mails & Co. zu behalten. Auch mit den Outlook-Tools lässt sich das nur begrenzt ändern. Microsoft To-Do bietet deshalb einige zusätzliche und sehr praktische Features für einen gut organisierten Alltag.

 

von Christian Golz

Viele verlassen sich bei der Planung ihrer Arbeitstage und -wochen auf Microsoft Outlook beziehungsweise das dazugehörige Kalender-Tool und eventuell noch den Taskplaner. Sie sind sehr praktisch, die Optionen darin allerdings begrenzt. Microsoft To-Do ist eine empfehlenswerte Ergänzung dazu, die direkt mit Outlook verknüpft wird. Das bedeutet einen geringen zusätzlichen Aufwand für die Organisation mit gleichzeitig vielen neuen Möglichkeiten.

Microsoft To-Do bietet Features, um beispielsweise wichtige Aufgaben oder E-Mails nicht zu vergessen oder auch Aufgabenlisten des ganzen Teams im Überblick zu behalten. In der Folge gebe ich praktische Tipps, was man damit anstellen kann und wie das geht.

Noob Hack

Ist Microsoft To-Do einmal installiert und mit Outlook verknüpft – was übrigens automatisch passiert – dient es als Erweiterung des im Outlook vorhandenen Aufgaben- beziehungsweise Taskplaners und das mit einem deutlich gefälligeren Auftritt.

Ein überaus praktisches Feature ist beispielsweise, dass durch die Verknüpfung mit Outlook automatisch Aufgaben und Mails in einer persönlichen To-Do-Liste hinzugefügt werden. Werden diese schliesslich als „erledigt“ markiert, synchronisiert Microsoft To-Do sofort wieder mit Outlook und sie werden auch dort als abgehakt betrachtet.

 

Auf diese Weise behält man Aufgaben und E-Mails wesentlich besser im Überblick und vor allem: Die Chance, dass etwas vergessen geht, ist deutlich geringer.

Pro Hack

Ein weiteres nettes Feature ist das Teilen einer Aufgabenliste im Team. Auf diese Weise kann gemeinsam an Aufgaben gearbeitet werden. Dabei ist ersichtlich, wer welche Aufgabe wann erledigt hat.

 


 

Dabei lassen sich auch Notizen hinzu- und Dokumente anfügen.

Weiter können Due Dates und Remind Dates für das ganze Team gesetzt werden. Microsoft To-Do erinnert dann zum eingestellten Datum inklusive Uhrzeit an die entsprechende Aufgabe.

 


Natürlich können nach Wunsch mehrere Listen angelegt werden: Also beispielsweise eine für persönliche Aufgaben und eine für diejenigen im Team.


Insgesamt also ein sehr praktisches Tool – sofern man seine Aufgaben auch tatsächlich einträgt und markiert.

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