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Chaos im Offert-Team – so klappt Zusammenarbeit auf Knopfdruck

Die meisten Unternehmen wissen: Erfolgreiches Verkaufen ist Teamarbeit. Sie wissen aber auch: Gerade bei interdisziplinären Offert-Teams gestaltet sich die Zusammenarbeit oft schwierig. Dabei gibt es technische Mittel, für sie praktisch auf Knopfdruck eine ideale Kollaborationsumgebung zu schaffen.


von Markus Tobler

Nehmen wir ein Beispiel: Ein Sales-Kollege will ein Angebot erstellen und sucht sich dafür die passenden Leute zur Unterstützung zusammen. Schnell entsteht ein Team aus einem Dutzend Personen aus verschiedensten Bereichen. Der gemeinsame Kick-off ist noch vielversprechend, doch dann wird es kompliziert. Per Mail gehen zahlreiche oft gleiche Fragen ein, die jedes Mal aufs Neue beantwortet werden müssen, unterschiedliche Dokumente und Templates sind im Umlauf, über die man kaum noch den Überblick behalten kann und dann auch noch an unterschiedlichen Orten abgelegt werden, wo nicht alle die Zugriffsrechte haben – und zu allem Übel haben einige beim Briefing auch nicht aufgepasst und es entstehen zusätzlich Doppelspurigkeiten und Fehler. Unter dem Strich kostet dies nicht nur viele Nerven, sondern auch Ressourcen.

Das geschilderte Szenario ist absichtlich etwas überspitzt beschrieben – aber tatsächlich mangelt es in vielen Unternehmen an der Möglichkeit, die Zusammenarbeit in solchen interdisziplinäre Offert-Teams, die sonst selten zusammenarbeiten, besser zu koordinieren. Bei unserer Kund*innen beobachten wir immer wieder die gleichen Problemstellungen:

  • Unkoordinierte und intransparente interne Kommunikation per E-Mail
  • Versionskonflikte und verschiedenste Ablageorte einzelner Angebotsbestandteile
  • Unvollständige Informationen – oder zu viele Orte, an welchen kundenrelevante Informationen gespeichert werden
  • Datensilos (beispielswese auf Abteilungsebene eingeschränkte Zugriffsrechte auf Ordner, Server, Dokumente und Informationen), was die Zusammenarbeit hindert
  • Fehlende oder komplizierte Übersicht über mehrere parallele Offertprozesse, die von unterschiedlichen Teams bearbeitet werden
  • Hoher Zeitaufwand für den Abgleich zwischen den Mitwirkenden

Ein strukturierter Prozess im CRM-System reicht oft nicht

Für solche Problemstellungen existieren auf technischer Ebene Lösungsansätze, die bereits mit verhältnismässig geringem Mitteleinsatz zu einer erheblichen Verbesserung der Situation beitragen können. Das wichtige dabei ist, dass diese auch tatsächlich geeignet sind, die gewünschte Situation herbeizuführen. Auch ein strukturierter Prozess im CRM-System nutzt nichts, wenn er so starr ist, dass die wichtigen Informationen dann trotzdem über Chat, Mail und persönliche Gespräche fliessen. Und auch eine von allen akzeptierte und gut strukturierte Dateiablage ist wenig hilfreich, wenn man wissen muss, wer wo wann zugreift und in welchem Status sich eine Offerte gerade befindet.

Um den ausgeführten Schwierigkeiten erfolgreich zu begegnen, ist die Kombination aus einem operativen CRM-System und einer geeigneten Kollaborationsplattform ein vielversprechender Ansatz. Bei uns hat sich dabei Microsoft Dynamics 365 for Sales mit Microsoft Teams bewährt.

Microsoft Dynamics 365 for Sales mit Microsoft Teams

Bei dieser Variante verwalten Verkäufer und Kundenberater Leads und Verkaufschancen prozessgetreu im CRM-System. Ist die Verkaufschance so weit qualifiziert, dass ein Verkaufsteam zum Einsatz kommt, wird quasi auf Knopfdruck ein Team in Microsoft Teams erstellt. Das heisst mit anderen Worten: Das auserwählte Verkaufsteam bekommt per Mail den Zugang in eine spezifisch für dieses Vorhaben erstelle Gruppe in der benutzerfreundlichen Microsoft-Teams-Umgebung, wo alle Meetings zu diesem Thema abgehalten, Dokumente geteilt und gemeinsam bearbeitet sowie Informationen im Chat ausgetauscht werden können.

Auf diese Weise passiert die Koordination praktisch automatisch: Alles wird innerhalb dieses Teams für jeden zugänglich abgelegt und besprochen. Durch die Möglichkeiten wie den Chat und Dokumente gemeinsam zu bearbeiten, sind alle immer auf dem aktuellen Stand. Microsoft Teams bietet dazu etliche weitere Funktionen wie Aufgaben zu verwalten oder Notizen zu teilen – das muss nicht, kann aber unter gewissen Voraussetzungen nützlich sein. Ausserdem sieht auch jeder die strukturierten CRM-Daten, ohne dass die Systemumgebung gewechselt werden muss.

Zusätzliche Prozesse automatisieren

Da sowohl Teams und Dynamics 365 ganz in der Microsoft Low-Code Power Platform zuhause sind, ergeben sich zusätzliche Möglichkeiten, Prozesse zu automatisieren. So kann bei Bedarf beispielsweise eine automatische Aufgabenzuteilung an Teammitglieder erstellt, ein Genehmigungsprozess eingeführt oder eine digitale Signierung der finalen Offerte eingerichtet werden. Auch eine direkte Anbindung an das ERP-System ist möglich. Ein positiver Effekt entsteht ausserdem bezüglich Datenschutz: Personenbezogene- und Kundendaten sind gut verwaltet, nur im Zugriff der berechtigten Personen und werden nach Gebrauch korrekt aufbewahrt und, zur rechten Zeit, auch wieder gelöscht.

Bezogen auf das eingangs geschilderte Beispiel wäre diese Kombination von Microsoft Dynamics 365 for Sales mit Microsoft Teams wohl ein vielversprechender Lösungsansatz mit grossem Potenzial für weitere Optimierungen beziehungsweise Automatisierungen. Trotz ähnlichen Problemstellungen gibt es aber dennoch keine One-size-fits-all-Lösung. Verschiedene Wege und Tools können zum gewünschten Ziel führen. Der zielführendste Weg ist dabei derjenige, der auf die Bedürfnisse und Ressourcen des Unternehmens zugeschnitten wird. Diesen suchen und gehen auch wir regelmässig mit unseren Kund*innen.

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