Online-Meetings:
Der neue Standard in der Zusammenarbeit

In immer mehr Firmen werden Face-to-Face-Meetings durch Online-Meetings ergänzt oder gar abgelöst. Es ist inzwischen eher die Regel als die Ausnahme, dass Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie Teams an verschiedenen Standorten sitzen. Daher nutzen sie Web-Meetings für die gegenseitige Abstimmung. Möglich wird dies durch moderne Meeting-Software, mit der eine Online-Konferenz innerhalb von wenigen Sekunden aufgesetzt ist. Online-Meetings ermöglichen ortsunabhängiges Arbeiten. Nicht selten schalten sich Kolleginnen und Kollegen aus dem Home Office untereinander zusammen, die gerade im Zug sitzen oder am Flughafen auf ihre Maschine warten. Wichtig für diese Art des Arbeitens ist es allerdings, dass jeder Zugriff auf benötigte Informationen und Prozesse hat, damit eine Webkonferenz erfolgreich ist.

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Was ist eine Online-Konferenz?

 

Eine Online-Konferenz ist die Zusammenkunft mehrerer Teilnehmer über eine digitale Plattform. Generell ist eine Online-Konferenz dadurch definiert, dass sich die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nicht persönlich, zum Beispiel traditionell in einem Meetingraum im Büro treffen, sondern sich in einem virtuellen Raum versammeln. Ermöglicht wird dies durch geeignete, professionelle Meeting-Software wie zum Beispiel Microsoft Teams. Der Organisator des Web-Meetings schickt dafür an die Beteiligten eine Einladung per Email. Dort befinden sich Informationen zum Datum und ein Link, über den sich das Team einwählen kann. Die Einwahl erfolgt per Laptop oder mobil über das Smartphone. Je nach Zweck, Umständen oder Kultur schalten sich die Kolleginnen und Kollegen per Audio oder per Video zu. Eine Webkonferenz kann das persönliche Team-Meeting ersetzen, aber auch ein Daily Scrum ist per Online-Konferenz denkbar. Genauso kann ein Webinar, das über neue Produkte oder Best Practices informiert, als Webkonferenz aufgesetzt sein. Digitale Meetings per Videokonferenz sind persönlicher als reine Audio-Meetings, da auch die Mimik der Teilnehmer zur Geltung kommt.

Wie funktioniert eine Webkonferenz?

Wie bereits erwähnt, werden Online-Meetings heute per Knopfdruck organisiert. Dabei können sowohl interne Kolleginnen und Kollegen als auch externe Partner eingeladen und zugeschaltet werden. Wer eine funktionierende Internetverbindung hat, kann die Webkonferenz starten und an ihr teilnehmen. Die Barrieren sind also sehr niedrig. Webkonferenzen können so möglichst einfach organisiert, gestartet und verwaltet werden. Wer zuhause im Büro sitzt, benötigt nicht einmal ein Headset. Dies bewährt sich allerdings, wenn man unterwegs ist bzw. Mithörer hat.

 

Die Vorteile von Online-Meetings: Mit digitalen Konferenzen reale Probleme lösen

Online-Meetings bieten ihren Nutzern zahlreiche Pluspunkte. Sie ermöglichen auch verstreut sitzenden Teams ein Gefühl der Zusammengehörigkeit und erlauben regelmässigen persönlichen Austausch. Digitale Meetings vernetzen Teams, die an verschiedenen Standorten sitzen, über Landes- und Kontinentgrenzen hinweg. Auch verschiedene Zeitzonen sind bei geschickter Zeitwahl kein Problem. Auch Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die geschäftlich viel reisen schätzen die Vorteile von Online-Meetings. Inzwischen gibt es in Zügen stabile WLAN-Verbindungen und auch die Wartezeiten an Flughäfen kann für digitale Konferenzen sinnvoll genutzt werden. Die einfache Kommunikation mittels moderner Web-Meeting-Software ermöglicht effizienteres und produktiveres Arbeiten. So lassen sich Probleme lösen und Projekte voranbringen, ohne dass ein persönliches Treffen nötig ist. Örtliche und zeitliche Barrieren werden so überwunden, sodass kommunikative Prozesse in Unternehmen vereinfacht werden.

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Online-Meetings durch Trivadis. Einfach. Schnell. Bringt Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zusammen.

Online-Meetings müssen nicht nur irgendwie, sondern richtig erfolgen. Dass verschiedene Unternehmen verschiedene Hürden und komplexe Problemstellungen mit sich bringen, ist uns aus langjähriger Praxis bekannt. Deshalb passt sich Trivadis stets an das Unternehmen an, um Unternehmensbedürfnisse dediziert zu beantworten.


Wie erfolgt die Umsetzung/Ausführung bzw. Implementierung durch Trivadis in Sachen Online-Meetings?

Trivadis hat ein standardisiertes Vorgehen zur Implementierung von Online-Meeting-Lösungen, das für jedes Unternehmen individuell angepasst wird.

Der erste Schritt ist dabei immer die Analyse der aktuellen Systeme. Hierbei wird besonderes Augenmerk auf die bestehenden Systeme gelegt, die Zusammenarbeit ermöglicht und in Bezug auf Usability, Kosten, Funktionen und IT-Sicherheit der Status quo erhoben. Im Anschluss werden die aktuellen Microsoft-Office-365-Konfigurationen näher betrachtet und reviewed. Schritt Nummer drei ist die Definition von Zielen im Hinblick auf zukünftige Web-Konferenzen und das Erstellen eines Budgets und der Roadmap. Basierend auf dieser Roadmap setzen die Experten konkrete Handlungsempfehlungen um und es wird entschieden, welche Lösungen eingeführt werden. Anschliessend werden To-dos für die Schulung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und das Change Management definiert. Auch die Festlegung der Governance für Zusammenarbeit und Inhalte wird im Rahmen der Implementierung erstellt.

Die Implementierung der technischen Lösung ist das eine. Mindestens genauso wichtig ist aber das Training und Coaching der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Denn neben der Technik geht es bei den Online Meetings auch um einen „New Way of Work“. Denn die Arbeit aus dem Home Office bzw. von bürofremden Orten birgt andere Herausforderungen. Diese wollen adressiert werden, damit die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die moderne Technik bestmöglich nutzen.

 

Welches Tool bzw. welche Meeting-Software wird verwendet?

Trivadis implementiert mit MS Teams eine führende Meeting-Software für Online-Meetings. MS Teams ist eine umfassende Lösung, die neben dem Angebot an Webkonferenzen per Audio und Video auch eine Chatfunktion, einen Kalender und viele weitere Funktionen bereithält.

 

Welche Leistungsmöglichkeiten stellt Trivadis Anwendern zur Verfügung? Trivadis bietet drei verschiedene Pakete an:

Je nach Unternehmensanforderungen wird das entsprechende Paket gewählt und die Lösung implementiert. Jumpstart Teams Knigge kann auch losgelöst von den Standard Paketen offeriert und implementiert werden. Auch ein Quickstart von MS Teams (aus dem Action Toolkit) kann als Standalone-Lösung angeboten werden. Ansonsten sind die MS-Teams-Implementierungen ein fixer und elementarer Baustein des Basic Angebots.

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Dein Ansprechpartner: Adrian Herzog

Adrian ist als Business Consultant und SolutionSales für die Trivadis AG tätig. Er ist auf das Thema „Digital Workplace" spezialisiert und beschäftigt sich aktiv mit neuen Arbeitsmethoden und intelligenten Technologien, um zusammen mit seinen Kunden die Arbeitswelt von Morgen zu gestalten. Durch seine jahrelange Beratungserfahrung im Knowledge-Bereich hat er früh damit begonnen, sich mit den Themen „Kollaboration" und „Kommunikation" auseinanderzusetzen und weiss wie wichtig es ist, den Menschen ins Zentrum zu setzen.

Adrian Herzog
Digital Workplace Consultant
E-Mail: adrian.herzog@trivadis.com

Telefon: +41 58 459 50 69