Customer Story

Transformation dank Digital Workplace

Wie schafft man den Wandel vom technisch in die Jahre gekommenen, hierarchischen Familienbetrieb zum modernen digitalen Unternehmen? Beim renommierten Karger Verlag war ein Digital Workplace die Antwort.

In Kürze

Herausforderung

Hierarchische Unternehmensstruktur mit veralteten und unflexiblen Tools für die Zusammenarbeit.

Lösung

Intelligenter digitaler Arbeitsplatz mit Microsoft Teams, Sharepoint und benutzerdefinierten Anwendungen.

Nutzen

Möglichkeit, abteilungs- und länderübergreifend zusammenzuarbeiten sowie Zeit und Kosten zu sparen.

Unsere Lösung

240 Mitarbeitende in 15 Ländern – und dabei das E-Mail als Kommunikationsmittel Nr. 1, neben einem statischen, unflexiblen Intranet, in dem keine Interaktion möglich und Dokumente nur sehr umständlich zu finden waren. Das war es, was Trivadis bei Karger, einem bekannten Fachverlag in den Bereichen Medizin und Naturwissenschaft, am Anfang des Projektes „Karger Digital Workplace“ vorfand. Aber der Karger Verlag wollte nicht nur einen Digital Workplace, wie der Projektname impliziert. Er wollte zusammen mit Trivadis die Transformation schaffen: vom technologisch veralteten, hierarchischen Familienbetrieb zum agilen Unternehmen.

Trivadis sollte also nicht nur dabei helfen, einen Digital Workplace einzuführen, sondern auch Organisation und Kultur des Unternehmens zu transformieren. Dazu sollten die Informationsflüsse und Arbeitsprozesse so verändert werden, dass die Zusammenarbeit und Kommunikation unter den Mitarbeitenden einfacher wird. Eine grosse technische Herausforderung stellte dabei die gewünschte Mehrsprachigkeit des Digital Workplace in Englisch und Deutsch dar. Karger musste in Sachen Kollaboration weltweit betrachtet werden, nicht nur auf die Schweiz bezogen. So musste sich der neue digitale Arbeitsplatz in die bestehenden länderübergreifenden Transformationsprozesse einfügen.

Zusammen mit dem Karger-Projektteam machten sich die Spezialistinnen und Spezialisten von Trivadis daran, diesen Wunsch Realität werden zu lassen. Nach mehrmonatiger intensiver Zusammenarbeit war der Karger Digital Workplace umgesetzt, und zwar in Form einer personalisierten, mehrsprachigen Webplattform für alle Standorte des Verlages. Herzstück des Karger Digital Workplace ist der “Karger Hub” an, eine Art Newsroom, in dem interne und externe Kanäle eingebunden sind und den die Mitarbeitenden nach eigenen Vorlieben (Ansicht, Design) anpassen können. Neben der Umsetzung des Digital Workplace unterstützte Trivadis den Verlag mit der eigens entwickelten „Rooms“-Methodik dabei, sich vom hierarchischen Familienunternehmen zur agilen, kreisförmigen Organisation zu wandeln. „Rooms“ ermöglicht Entscheidungsfindungen und die Steuerung des Unternehmens ausgehend von “Circles”. Diese konstituieren sich selber und ernennen einen Owner, der die Funktion des Circles gewährleistet. Das Netzwerk der Circles wird durch den GL-Circle definiert und verwaltet.

Ein zentrales Ticketing hilft zudem, Aufgaben zu initiieren, standort- und abteilungsübergreifend Teams zu etablieren und den Informationsfluss zu sichern, ohne individuelle Anfragen und Einladungen versenden zu müssen. Als technologische Basis des Karger Digital Workplace diente Office 365, das mittels LiveTiles und Intranet-Framework je nach Businesskontext um entsprechende Komponenten ergänzt wurde. Mit Microsoft PowerAutomate/PowerApps/PowerBI wurden zudem individuelle Business-Applikationen implementiert und mit Forms die Möglichkeit geschaffen, Umfragen zu erstellen und Prozesse abzubilden. Aufgebaut wurde der Karger Digital Workplace in der Azure Cloud mit Azure AB, Azure Premium Services und DL. Dank des Karger Digital Workplace können die Mitarbeitenden von überall aus zusammenarbeiten.

Basierend auf Microsoft Sharepoint und Wizdom Framework ist der Karger Digital Workplace ein Grundstein für neue Wege der Kommunikation und Zusammenarbeit. Er wird uns helfen, noch agiler, innovativer und effizienter zu werden.

Daniel Ebneter, CEO bei Karger

Auch Informationen sind von überall her in Echtzeit zugänglich und kommentierbar. Statt des statischen, unflexiblen Intranets, bei dem jeder die gleichen Informationen und die gleiche Oberfläche sah, fördert das neue System die Interaktivität und den Austausch über alle Ebenen hinweg. Weiter sind im Digital Workplace auch öffentliche Social Feeds integriert. Die neue Form der Zusammenarbeit geschieht neben Nachrichten mit den geteilten Inhalten, die in gemeinsamen Dokumenten bearbeitet werden. Der Digital Workplace reduziert auf diese Weise die Fehlerquote – was letztlich wiederum die Geschäftsprozesse beschleunigt.

Mithilfe von „Rooms“ ist es Karger gelungen, kollaborative Arbeitskreise über Standorte hinweg zu implementieren und Aufgaben kinderleicht zu verteilen, ganz im Sinne der angestrebten Transformation. Laut Andre Janssen, COO des Karger-Verlags, konnten ausserdem gar die Produktionszeiten massiv gesenkt werden. Für eine Zeitschrift brauche der Verlag dank dem neuen Digital Workplace nicht mehr drei Monate, sondern nur noch sechs Wochen. Dazu entspricht das Look-and-Feel der neuen Kultur und dem neuen Branding.

Am Ende ebnete der Karger Digital Workplace dem Verlag also nicht nur den Weg zur agilen Organisation mittels neuen Möglichkeiten der Information und Zusammenarbeit, er hat auch einen sozialen Mehrwert für die Mitarbeitenden geschaffen und ihnen die Arbeit erleichtert, die Wettbewerbsfähigkeit gesteigert und beschert dem Unternehmen einen bezifferbaren Profit. Dabei ist der Karger Digital Workplace zwar eine individuelle Lösung für den Verlag, kann aber auch für andere Kunden und Branchen reproduziert werden.

ÜBER KARGER VERLAG

Karger ist ein weltweiter Verlag für Wissenschaft und Medizin mit Sitz in Basel, Schweiz. Der Verlag ist unabhängig und Familienbetrieb in der vierten Generation.